Sabemos que los viajes de empresa son un proceso complicado. Desplazar a un trabajador a un destino lejano para llevar a cabo una misión supone un desafío, tanto para el trabajador como para la empresa.
Y es un desafío que tiene diferentes diversas ramificaciones, afecta a diferentes departamentos y que puede verse afectado por muchas variables que escapan a nuestro control.
En un viaje de negocios, todos los gastos del trabajador relacionados con la empresa tienen que quedar registrados convenientemente, de manera que el departamento contable pueda disponer de ellos. Todos sus desplazamientos en horas de trabajo han de estar justificados, las dietas han de cumplir la política de la empresa y es muy posible que pueda necesitar asistencia en viaje. Además, la empresa o el encargado del viaje ha de estar preparado para solucionar cualquier imprevisto que afecte al trabajador desplazado.
Por eso hoy, en el blog de Aervio, queremos compartir unos cuantos consejos que os ayudarán a incrementar la eficacia de vuestros viajes de empresa. Se trata de unos tips muy sencillos que trabajador, gestor de viaje y empresa podrán aplicar fácilmente.
Aumentar la eficacia de los viajes de tu empresa está en tu mano
- Información sobre el viaje: antes de que el empleado salga de viaje de trabajo es esencial tener una pequeña reunión informativa donde pueda conocer el trayecto, los horarios de traslado y los detalles del vuelo. Además, si el viaje es hacia otro país, es buena idea comentar brevemente las diferencias culturales del lugar al que se dirige, comidas típicas, modismos, protocolo ceremonial y otra información que le pueda resultar útil.
- Protección garantizada: es fundamental que se sientan seguros. Para ello, es conveniente la contratación de un seguro de viaje que les cubra durante el trayecto por si tienen algún problema médico. Al entregar la póliza, es importante señalar los teléfonos de emergencia, así como los protocolos de actuación durante el viaje.
- Política de la empresa respecto a gastos: es buena idea repasarla antes del viaje, ya que de esta forma sabrán de primera mano qué es lo que está cubierto y lo que no. Si el empleado conoce los gastos que la empresa cubre, como puede ser el alojamiento, los desplazamientos y las dietas, no habrá pie a confusiones que puedan generar malestar en el futuro.
- Facilitar la gestión administrativa: resulta una gran idea trabajar con plataformas inteligentes de gestión de viajes corporativos que permiten aunar todas las facturas en un mismo lugar. De esta manera, el trabajador no tendrá que preocuparse de nada 😉 Si no es el caso, es fundamental instruirle para que obtenga las facturas de todos los gastos, para lo que necesitará los datos de la compañía.
- Ofrecerles una compensación post-viaje: días de descanso extra, posibilidad de alargar el viaje o algún tipo de plus son una buena idea si queremos que los empleados se sientan compensados por las incomodidades que a veces pueden provocar los viajes de empresa. Nuestro consejo es hablar con los empleados para ver cuál es la mejor manera de darles una pequeña recompensa extra por su esfuerzo y dedicación.
El éxito de un viaje de negocios depende de todos los actores implicados. Por eso, nuestra recomendación es que haya una comunicación fluida entre las partes, de manera que todos conozcan sus derechos y obligaciones. La claridad en la información dará la seguridad de que cada uno sepa lo que hay que hacer y lo que no hay que hacer.
Y todo ello repercutirá positivamente en el objetivo del viaje, al liberar al trabajador de cargas de tiempo, preocupaciones y dudas.
