Los viajes de negocios en grupo requieren una correcta planificación de los desplazamientos, las reuniones de trabajo y las actividades de ocio.
Los viajes de empresas se han convertido en una de las herramientas más utilizadas por los departamentos de recursos humanos, ventas o marketing. Por un lado, ayudan a cerrar tratos o conseguir nuevos clientes. Si se trata de reuniones internas, son elementos que unen al equipo de trabajo, y motivan para alcanzar nuevas metas.
Organizar un viaje de negocios no es tarea fácil, especialmente si este se realiza en grupo. Es importante tener en cuenta la agenda y las preferencias de cada uno de los viajeros. Asimismo, es necesario considerar horarios, tipos de alojamiento, actividades de ocio y necesidades de transporte para llevar a cabo una gestión correcta y exitosa.
Hoy, en el blog de Aervio, te contamos cuáles son los puntos clave para planear un viaje de negocios en grupo, y aprovechar al máximo vuestra estancia en la ciudad de destino.
5 consejos para organizar un viaje de negocios en grupo
Al planificar un viaje corporativo suelen surgir dudas como: ¿Es necesario reservar con antelación? ¿Qué debo incluir en el itinerario de viaje? y ¿Es importante conocer la historia de la ciudad a donde viajamos?, entre otras. Por ello, presentamos una lista de recomendaciones a considerar para organizar tu próximo viaje de empresa en grupo de la mejor manera.
- Comenzar a planear el viaje con antelación: para optimizar los recursos y garantizar la comodidad de todos los miembros del equipo, es importante reservar vuelos y alojamiento con anticipación. Cuanto más grande sea el grupo, más tiempo se le debe dedicar a la planificación.
- Crear una política de viaje: tener un documento que contenga las necesidades y los objetivos de la empresa nos ayudará a tomar decisiones sobre viajes en equipo. Es válido para la organización de eventos de la empresa, invitaciones de clientes y socios o viajes de incentivo para empleados. En la política de viajes, se puede formular el presupuesto estimado. También están definidas las pautas básicas a seguir, para orientar al organizador de viajes y a los empleados.
- Optimizar las reuniones y eventos: todas las actividades en las que los empleados participarán deben estar contempladas en el itinerario final. El documento debe ser realista y considerar el tiempo de viaje, horarios de comida y de descanso. Si estos aspectos no se consideran, el desempeño del equipo puede verse afectado.
- Investigar información del país: conocer la geografía, la historia y las costumbres del destino pueden ser de mucha ayuda para romper el hielo en reuniones o eventos. Asimismo, es importante entender el protocolo empresarial. Eso incluye cómo saludar, cómo vestirse para causar una buena impresión, qué temas evitar y cuándo entregar las tarjetas de visita, entre otros.
- Definir actividades recreativas: aunque el principal objetivo de un viaje de negocios es, precisamente, hacer negocios, no debemos olvidar el tiempo al ocio. El bleisure, donde el negocio se combina con el turismo, ayuda a fortalecer los valores entre empresa-empleado y potenciar la productividad.
Hay muchas variables a considerar, detalles a analizar, reservas a gestionar y horarios a ajustar para que un viaje de negocios en grupo salga a la perfección. Incluso resolviendo todas estas cuestiones, podrían surgir contratiempos durante el viaje.
Contar con una plataforma como Aervio para gestionar los viajes corporativos de tu empresa, puede simplificar el proceso y mejorar la experiencia. También te ayudará a ahorrar en tiempo y dinero. Mediante su servicio, es posible llevar un control de cada reserva y obtener información en tiempo real que puede ayudar a prevenir problemas durante el viaje.
