Existen aspectos a tener en cuenta para no encontrarnos con sustos al devolver un coche y optimizar los costes de alquiler.
Las empresas están dando cada vez más importancia al retorno de la inversión de los viajes de negocios. Dentro del cálculo de este retorno, está el control de los costes de alquiler de coche.
El coste inicial de alquiler de un coche puede verse incrementado por algunos extras que no estaban incluidos en la tarifa inicial. Esto ocurre si cambiamos las condiciones de reserva en la entrega del vehículo en el propio mostrador de la compañía.
Hoy, en el blog de Aervio, te damos las principales claves para que puedas tener el control sobre los gastos en los alquileres de coche.
Factores a tener en cuenta en el control de los costes de alquiler de coche
- 1) Varios grupos y modelos de coche
Los coches de alquiler se dividen en grupos. El grupo que tengas reservado está garantizado, aunque te pueden ofrecer un modelo de coche similar dentro del mismo grupo. La compañía de alquiler siempre debe darte un modelo de coche de tu grupo, o de uno superior sin ningún coste en caso de no disponibilidad. Si nos ofrecen otro modelo, hemos de asegurarnos si es un upgrade de cortesía, o si por el contrario nos quieren cobrar por ese cambio.
Si pedimos un cambio de modelo voluntariamente, ya sea a un grupo superior o inferior, esto puede suponer coste extra.
- 2) Seguros incluidos / Seguros no incluidos
Dependiendo del país donde se realice el alquiler, en la mayoría de casos puedes pedir a tu agencia de viajes que incluya en la reserva los seguros por colisión y robo con franquicia 0 para tener la máxima protección en caso de siniestro, pero siempre habrá seguros opcionales que te ofrezcan directamente en el mostrador de recogida. ¿Realmente son necesarios?
Los seguros opcionales, como el seguro de interiores, o el de asistencia ampliada en carretera, tienen un coste extra por día, y no suelen utilizarse. La asistencia en carretera siempre está incluida, y la asistencia ampliada te indica por ejemplo los restaurantes más próximos durante la espera. ¿Lo necesitas? También solemos tratar el interior del coche de forma razonable y no es necesario contratar ningún seguro opcional para ello. En cambio, en ocasiones puntuales, nos puede interesar un seguro específico, como el de lunas y ruedas.
Asegúrate muy bien de qué seguros tienes incluidos y no tengas miedo en decirle a la persona del mostrador, que no quieres mas seguros incluidos. A veces tratan de meterte un miedo excesivo.
- 3) Lugar y horario de recogida y devolución
Debemos recoger y devolver el coche en el lugar y en el horario que se han especificado en la reserva. Si devolvemos el coche más tarde y nos hemos pasado de la hora de cortesía, nos cobrarán un día más, ya que las compañías suelen cobrar por franjas de 24h.
Si necesitamos devolver el coche en otro punto de la ciudad, es posible que la compañía nos permita hacerlo sin recargo. En todo caso, es conveniente confirmarlo con la oficina donde queremos devolver finalmente el coche, y que nos cierre el alquiler una persona de la nueva oficina, dejando constancia que se ha entregado el coche y no se va a generar recargo por ningún motivo.
Hasta que la compañía no nos de el alquiler por cerrado, pueden seguir facturándonos.
- 4) Depósito lleno/lleno vs. prepago, y kilometros ilimitados vs. limitados
Lo habitual es que nos entreguen un coche con el depósito lleno y que debamos devolver el coche como nos lo dieron. Sin embargo, las prisas nos juegan a veces una mala pasada, y se nos olvida repostar. En este caso, además de cobrarnos más caro el precio del litro de gasolina, las empresas de alquiler cobran un suplemento por el servicio de tener que ir ellos a repostar el vehículo. Devuelve el coche con la misma gasolina y guarda el ticket del último llenado para evitar sorpresas.
Si vamos a realizar un recorrido corto, se puede optar por una tarifa con límite de kilómetros, que suele ser más económica. En cambio, si nos pasamos del límite, tendremos que abonar un suplemento por kilómetro. Otra opción es alquilar el coche con kilometros ilimitados. La tarifa es más alta, pero quizás más económica que una tarifa limitada con suplemento.
- 5) Bono full credit vs. bono valorado
Los bonos de reserva de los coches se pueden generar de dos maneras totalmente distintas.
Si llevamos un bono valorado, cada conductor debe llevar una tarjeta de crédito para pagar en el momento todos los costes extras del alquiler. La ventaja es que los conductores pueden pedir aclaraciones antes del cobro y evitar pagar cualquier extra innecesario.
Los bonos full credit tienen la gran ventaja de que los viajeros no tienen que tener que desembolsar nada a la hora de recoger el coche. La agencia de viajes asume todos los costes extras y los refactura a la empresa. La desventaja es que la empresa se entera a posteriori de unos gastos que no suelen venir desglosados si hay varios.
Revisar los elementos esenciales del contrato
Lee muy bien el contrato antes de firmar, y pide aclaraciones sobre los principales factores que pueden afectar sobre el precio final. Los empleados de las compañías te propondrán más extras, al tener comisión sobre ventas, pero tienen que ser transparentes y respetar tus preferencias.
En Aervio, estamos para ayudarte a entender y controlar los gastos. Además nuestros account managers pueden realizarte un estudio para conseguir una tarifa negociada si tienes un alto volumen de reservas. No solo es conseguir una tarifa más competitiva, es también incluir algunos upgrades en la tarifa de inicio como el seguro todo incluido o los kilómetros ilimitados.
Javier Escarpa Pacios
Team Leader en Aervio
