Los entornos laborales híbridos de las empresas permiten combinar el trabajo presencial con el teletrabajo.
Cada vez más empleados están experimentando una nueva manera de trabajar en los entornos laborales híbridos de las empresas. Es el resultado de mezclar el trabajo presencial con el trabajo en remoto a domicilio o de viaje.
Este modelo híbrido existía antes de manera esporádica, pero se ha ido acelerando su implantación durante la pandemia. Los proyectos de digitalización y la aparición de nuevas tecnologías también han contribuido a su rápido desarrollo.
Hoy, en el blog de Aervio, te contamos las consecuencias para las empresas y las personas, así como en la gestión de los viajes corporativos.
Los entornos laborales híbridos de las empresas tienen consecuencias sobre la gestión de las oficinas, los viajes y otros gastos
1) Consecuencias para las empresas y los empleados
Uso de oficinas compartidas
Parte de las empresas está apostando ahora por repartir la semana laboral entre trabajo presencial y teletrabajo. Por lo tanto, no tienen tanta necesidad de espacio de oficina como antes. Pueden recurrir a una solución flexible en tiempo y espacio en función de lo que vayan a necesitar en puestos de trabajo fijos, mesas calientes o espacios para reunirse.
La filial de la promotora inmobiliaria Urbania International, Monday Working Spaces, o la startup TribuApp son ejemplos de empresas que nos aportan soluciones de espacios de coworking. Disponen de espacios en Madrid, Barcelona y otras capitales de provincia y nos ofrecen las siguientes soluciones:
- Hot Desk, la fórmula más económica de espacio compartido
- Espacios fijos (grupos de mesas o despachos privados)
- Salas de reunión
Este tipo de instalaciones puede disponer también de zonas comunes de relax, para almorzar o de unas salas de juego. En ellas, se puede hacer networking o intercambiar ideas o medios y no tienen horarios. Por supuesto, funciona en los 2 sentidos: podemos ceder parte del espacio sobrante del que disponemos en nuestra empresa.
Redistribución del gasto dedicado al confort de los empleados
- Las empresas han ido quitando una serie de gastos o parte de ellos con la disminución del trabajo presencial:
- Alquileres de algunas plantas o amortizaciones de los edificios en propiedad
- Gastos de limpieza para tener una oficina limpia y saludable
- Gastos de luz y agua, calefacción o climatización
- Otros gastos (Internet, mantenimiento oficinas, seguridad…)
Todo o parte de los ahorros se pueden emplear en otros ámbitos para garantizar el confort de los empleados y fomentar la retención del talento. La consultora OPPLUS, en Málaga, que presta servicios administrativos al BBVA entre otros, ha firmado un nuevo convenio laboral adaptado a la nueva situación. El acuerdo contiene lo siguiente:
- Se asume el coste del suministro eléctrico y de Internet que le suponga a sus empleados desarrollar la actividad laboral en sus casas
- Se le otorga a cada empleado una cantidad diaria para contribuir con el resto de gastos ocasionados por el teletrabajo
- Se revisa que los puestos de trabajo en cada domicilio cumplan con las normas de seguridad exigidas y estén homologados por el departamento de prevención
2) Consecuencias en los viajes corporativos
No se trata de pensar únicamente en los domicilios de los empleados. También existen fórmulas para fomentar la innovación gracias al intercambio de ideas, la unión de los equipos o la retención de talento.
Una parte del presupuesto de gastos de desplazamientos se puede utilizar para financiar unas jornadas de trabajo en un espacio agradable, o facilitar el bleisure de las personas que viajan. Estos nuevos tipos de viajes vienen a completar los viajes más tradicionales. Además, las nuevas tecnologías nos ayudan a ser iguales de productivos aunque estemos fuera de viaje.
Nuevos tipos de viajes
Los viajes de negocios se siguen realizando por los principales motivos que existían antes de la pandemia:
- Prospección de clientes o asistencia a ferias por los equipos comerciales
- Cierres de clientes, congresos, visitas a delegaciones o proyectos de internacionalización por los equipos directivos
- Mantenimiento de instalaciones o formación por los equipos técnicos
Algunos de estos viajes, los que tienen menor retorno de inversión, se han sustituido por videoconferencias. Mientras tanto, han aparecido nuevos tipos de viajes, con reuniones presenciales de los equipos para no perder la cohesión social de los empleados. En el orden del día de estas reuniones, no pueden faltar los siguientes elementos:
- Exposición de los resultados y/o de los objetivos
- Presentación de las nuevas incorporaciones
- Formación sobre los nuevos productos o las nuevas tecnologías
- Actividad deportiva o de ocio en grupo o de mantenimiento de la biodiversidad
Digitalización para acompañar a los usuarios a distancia
El proyecto de digitalización de nuestra empresa tiene que incluir las soluciones tecnológicas para teletrabajar en el destino de un viaje o asistir a una reunión vía videoconferencia.
También los medios de transporte y las infraestructuras alrededor de ellos, así como los hoteles están incluyendo cada vez más el acceso a una Wifi. Esto da a las personas que están de viaje la posibilidad de realizar tareas y ser igual de productivos a distancia.
No debemos olvidar que con esta nueva organización híbrida de trabajo, nos puede ocurrir que necesitemos organizar un viaje o un cambio de planes desde la distancia. Por ello, es imprescindible que las agencias de viajes acompañen a las empresas en su transformación digital. Por ello, deben tener una solución digital, capaz de dar una respuesta rápida y personalizada en cualquier momento, estando permanentemente comunicados. Lo mismo ocurre para la gestión de liquidación de gastos.
Finalmente, igual que cuando las personas están trabajando fuera o en su domicilio, debemos cuidar los aspectos de ciberseguridad. Las herramientas de trabajo en remoto deben estar seguras, utilizando por ejemplo soluciones VPN o conexiones encriptadas. El riesgo se vuelve mayor aún si utilizamos redes Wifi públicas como las que encontramos en un aeropuerto o en una cafetería.
Los entornos laborales híbridos de las empresas han venido para quedarse
Dentro de su transformación digital, las empresas deben contemplar que las distintas tareas se puedan realizar con trabajo presencial o estando en remoto.
En Aervio, estamos para ayudarte para que tanto los empleados como los stakeholders puedan llevar a cabo sus proyectos desde cualquier punto.
Hugo Van Nienwenhove
Head of Marketing & Customer Success en Aervio
