Un viaje de empresa conlleva muchos gastos y, por lo tanto, muchas facturas. Y son unas facturas de las que el viajero tendrá que encargarse, por mucho que los gastos no corran de su cuenta.

Será el trabajador el que tendrá la responsabilidad añadida de recopilarlas y entregarlas al final de su viaje al departamento de contabilidad. Y en caso de que haya alguna irregularidad, también tendrá que rendir cuentas a dirección.

Por otro lado, no hay que olvidar que cada empresa tiene una política de viajes diferente, que normalmente depende de su nivel y de cuántos desplazamientos realiza al año. ¿Hoteles de 5 estrellas o apartamentos de AirBNB? ¿Coche de alquiler a nombre de la empresa o transporte público? ¿Viaje en avión en business o en turista?

El Travel Manager de la empresa será el encargado de gestionar el viaje, o el mismo trabajador, en caso de que esa figura no exista. De él o ella dependerá cumplir todas las especificaciones de la política de viajes.

Todas estas gestiones suponen para el trabajador un tiempo y un esfuerzo adicional, que además se suma con el propósito de su viaje. Es por esto por lo que la gestión de las facturas en un viaje de empresa se acaba convirtiendo en un reto, tanto para las empresas como para los trabajadores.

Un reto que no debemos menospreciar.

¿Por qué es importante gestionar correctamente las facturas durante un viaje de empresas?

Mientras que hay facturas que son fáciles de obtener, como las de la aerolínea o el hotel, hay otras que pueden ser más complicadas, como las de las comidas o los taxis. Será responsabilidad del trabajador tener la prueba en papel de todos estos gastos, separándolos en función de cada fase del viaje, y entregándolas al departamento financiero para que puedan contabilizarlas dentro del balance del viaje.

Contar con todas las facturas, y que estas sean correctas, es importante porque permitirá la desgravación del IVA. Para empresas con un alto volumen de viajes al año, recuperar el importe de este impuesto puede suponer una gran diferencia a la hora de valorar el ROI del viaje. Especialmente en un contexto en el que ante cada viaje siempre surge la duda de si la gestión podría haberse resuelto con una videollamada.

También hay que tener en cuenta que la gestión de las facturas tiene un nuevo aspecto que no hay que olvidar: el de la protección de datos recogida en el RGPD. Proteger los datos que vienen recogidos en un factura ahora son cuestión de ley, por lo que se le ha de dar la máxima importancia, dado que podría haber incluso consecuencias legales en caso de extraviar los documentos.

¿Y si pudiéramos controlar el gasto mediante parámetros establecidos y tuviéramos acceso a las facturas en tiempo real?

Una plataforma de gestión de viajes corporativos permite obtener facturas de forma instantánea tras cada reserva de los desplazamientos o los alojamientos, centralizándolas en un único panel de control. Dichas reservas estarán siempre ajustadas a los parámetros que haya decidido el cliente según sus políticas de viaje, de manera que tenga la certeza que ningún gasto se sale de lo establecido previamente.

La gestión correcta de estas facturas supondrá facilitar enormemente el trabajo del departamento contable y financiero, además de liberar al trabajador de una preocupación adicional. Las facturas son fundamentales para la empresa y debemos darle a su gestión la máxima importancia. Después de todo, no debemos olvidar que los viajes de empresa suponen el segundo mayor gasto para las empresas después de las nóminas. Por eso, lo mejor es contar con un partner que les dé la importancia que se merecen.