Todo lo que necesitas saber para hacer reuniones exitosas con vídeo
Las reuniones son parte de la actividad diaria de muchos trabajadores. Las personas necesitan reunirse, poner ideas en común, organizarse y así trabajar en una misma dirección. Sin embargo, en plena cuarentena del coronavirus, y con la presencia física limitada al máximo, es el momento de recurrir a otras formas de contacto. Y a la hora de celebrar reuniones entre varias personas, nada mejor que recurrir a la videoconferencia.
Lo que ocurre, es que muchos trabajadores, especialmente si tienen poca experiencia tecnológica, pueden verse un poco abrumados con las videollamadas entre varias personas. Si nos aplicamos unas pautas sencillas, conseguimos celebrar unas reuniones por vídeo conferencia que sean eficaces. Antes de empezar, nos podemos conectar para asegurarnos de que la cámara y el micro funcionan. Durante la vídeo conferencia, tenemos que dialogar de forma clara, yendo al grano en todo momento. También hay cierta etiqueta que se debe contemplar a la hora de participar en este tipo de reuniones, especialmente si se está hablando con clientes.
Hoy, en el blog de Aervio, queremos darte todas las claves para que hagas videoconferencias que superen las distancias y sean casi tan eficientes como las reuniones en persona.
4 reglas de etiqueta de las videollamadas que conviene no olvidar
Respeta los turnos de palabra, y extrema la educación
En una conversación en persona entran en juego muchas más cosas aparte de la palabra. Cuando dos partes están dialogando, es habitual esperar a que la otra persona termine o haga una pausa antes de empezar a hablar. Cuando necesitamos cortar a alguien, o dar un argumento por encima del de otra persona, es de buena educación pedir disculpas. Durante las videollamadas, es importantísimo ser mucho más cuidadoso con estas reglas. En este caso, el lenguaje corporal, la presencia, la situación, el contexto o el tono de voz tienen menos peso que la palabra. Debemos hacer lo posible para evitar ambos extremos en las vídeo reuniones: monopolizar la conversación, o ser excesivamente respetuosos, y que no se escuche nuestra voz.
Vigila la iluminación y el espacio de trabajo
En las videoconferencias es importante tener buena luz, a ser posible natural. También debemos evitar ponernos a contraluz, ya que creamos un efecto muy molesto para los ojos de las personas al otro lado de la pantalla. Es importante cuidar mucho el orden del espacio desde donde hablar, dado que va a estar a la vista de los participantes en la videoconferencia. En una reunión de trabajo, evitemos que se vea de fondo la bolsa de la ropa sucia, el cajón de los medicamentos o el armario de las toallas.
El micrófono en mute
Recuerda en todo momento que tienes un micrófono activado, y que es conveniente que lo silencies cuando no estés hablando. Dependiendo de lo sensible que este sea, piensa que el resto de los participantes escucharan tus soplidos, respiraciones, y toses. Cualquier sonido, humano y natural, puede ser muy molesto cuando tienes auriculares puestos. También es importante aprender todo lo necesario sobre el dispositivo, incluyendo vídeo, auriculares y micrófono, antes de la reunión. El objetivo es no empezar la reunión con problemas de audio, pruebas de micro y constantes “¿se me oye?” o “¿se me ve?”.
Asegúrate de que los familiares o parejas estén prevenidos
Aunque varios bebés interrumpiendo una entrevista en directo de la BBC puede ser algo hilarante y adorable, conviene evitar que nos suceda a nosotros. Hablar con nuestros familiares o parejas para que durante la call puedan controlar a los niños, puede ayudarnos a evitar este tipo de situaciones. También es importante no olvidarse de las mascotas, dado que pueden suceder imprevistos que puedan afectar nuestra imagen. Es justo lo que le pasó al Dr. Jerzy Targalski cuando participaba en directo en una entrevista de la televisión holandesa.
Como se puede ver, son unos pasos muy sencillos, pero a la vez importantes, que te ayudarán a tener video conferencias en la que los clientes sentirán que te tienen sentado delante. La finalidad es sacar el máximo partido de esta situación de excepción, y que podamos tener reuniones en las que el trabajo sea lo primero.
