Las reuniones virtuales ya forman parte del día a día de muchas personas, y deben ser igual de efectivas que las reuniones presenciales
¿Se me oye? Esa es la pregunta que más hemos hecho en los últimos tres meses, donde la adaptación al teletrabajo ha resultado uno de los mayores retos, junto con pasar tanto tiempo en casa. Y es que la “nueva normalidad” nos ha obligado a adaptarnos en nuevos aspectos, digitalizando algunos procesos, como realizar reuniones virtuales, que deben seguir siendo efectivas.
Este tipo de reuniones se ha convertido en herramientas importantes, tanto para la comunicación interna como externa de las compañías. Se utilizan sobre todo para transmitir directrices, encontrar soluciones y comunicar cambios. Sin duda, este tipo de reuniones ahorran tiempo y dinero a las empresas, además de ofrecerles flexibilidad a los empleados, como el trabajo remoto.
Hoy, en el blog de Aervio, te contamos cuáles son las claves para tener reuniones virtuales efectivas y qué estrategia seguir para que sean un éxito total.
7 consejos para realizar reuniones virtuales exitosas
Encontramos muchas ventajas para el uso de reuniones virtuales, pero muchas veces, la estructura tecnológica y de conexión puede jugarnos una mala pasada. Además, en algunas ocasiones, seguimos pensando que una conversación cara a cara es mejor para cerrar un trato y conseguir objetivos de negociación.
Es por ello que compartimos 7 consejos, para que nuestras reuniones virtuales se conviertan en un éxito total:
1- Organizar la reunión previamente: tener en cuenta los objetivos y contar con un check list de temas a tratar para que el tiempo utilizado sea productivo.
2- Controlar la duración de la reunión: para los expertos en recursos humanos, las reuniones no deben durar más de 1 hora. De esta forma, mantendremos la atención de los participantes y no se prolongará.
3- Mantener conexiones individuales: cada miembro del equipo debe estar desde su propio dispositivo, para así facilitar las contribuciones en los debates que se realicen.
4- Silenciar los micrófonos cuando no se habla: de esta forma, evitamos ruidos molestos. Además, contribuimos a la claridad del mensaje de la persona que se encuentra hablando, y ayudamos a tener una conexión más rápida.
5- Usar herramientas colaborativas: es importante utilizar las herramientas colaborativas, tecnológicas y de apoyo a los comentarios, tales como presentaciones en pantalla, chats, pizarras, o encuestas.
6- La moderación es esencial: sobre todo en las reuniones que cuentan con más de 10 personas y de diferentes equipos. Para los especialistas: “moderar o animar una reunión implica además gestionar conflictos, tiempos, y capturar información en forma de actas para su seguimiento posterior.”
7- Tener claridad antes y después de comenzar la reunión: los participantes deben tener muy claro el motivo de la reunión y la agenda de la misma. Al finalizar, es importante tener claras las acciones e identificar a los responsables: ¿Qué se hará? ¿Quién lo hará? ¿Con qué medios? ¿Cuándo? ¿Para cuándo?
Lo más importante es que cada reunión debe ser capaz de sumarnos en experiencia para saber qué estamos haciendo bien y qué no tanto. En muchas empresas, y no solo por el contexto creado por el coronavirus, las reuniones virtuales con equipos remotos son algo habitual. La práctica hace al maestro. Realizar reuniones internas con nuestros compañeros es el primer paso de lo que será una práctica común en todas las empresas a lo largo del mundo entero.
