Las empresas de hoy en día tienen muy claro la necesidad de realizar viajes de empresa. A pesar de contar con teléfonos, videoconferencias y otras formas avanzadas de comunicación, la reunión cara a cara y el apretón de manos sigue siendo uno de los métodos favoritos para cerrar negocios.
No obstante, a pesar de saber qué hace falta viajar, muchas empresas parecen no tener tan claro la necesidad de contar con una buena política de viajes. Tal vez por que no son conscientes de los grandes inconvenientes de no tenerla, especialmente el que consiste en perder dinero con cada viaje.
Hoy en el blog de Aervio queremos contaros las 7 mayores ventajas de contar con una buena política de viajes:
- Ahorro económico
Una de las claves de una empresa es controlar el gasto, y las políticas de viaje van dirigidas a ese fin. Seleccionar bien las tarifas en función del destino, elegir a los proveedores, ahorrar tiempo en las gestiones, etc. Una buena política de viajes nos permitirá reducir los gastos sin tener que renunciar a la calidad.
- Transparencia
Una política de viajes de empresa establecida permite que los empleados puedan conocer la manera de actuar durante estos desplazamientos, que también son trabajo. Clarificar qué gastos corren a cargo de la empresa y cuáles no evitará malentendidos.
- Mayor seguridad
Un empleado que conoce cómo va a actuar la empresa ante todas las emergencias podrá viajar sin la incertidumbre de no saber qué pasará si pierde las maletas, hay retrasos o cancelaciones. Conocer de antemano como se va a actuar ante tal eventualidad le hará viajar más seguro.
- Evitar el fraude
Controlar el gasto también significa poder comprobar qué es lo que cubre el viaje de empresas y qué es lo que no, evitando situaciones incomodas.
- Reducir los tiempos
Aumentar la eficacia y disminuir los tiempos de gestión es la manera perfecta de controlar los gastos y, al mismo tiempo, ganar eficiencia
- Manejar las facturas
Facturas de aerolíneas, de taxis, de hoteles… Puede ser complicado para el empleado el tener que pedir, guardar, archivar y entregar todas las facturas de un viaje. Por eso, la mejor manera de controla la facturación es disponer de un sistema que permita centralizar todas las facturas y manejarlas de una forma sencilla.
- Ayuda 24 horas
Cuando se cuenta con una política de viajes, la empresa puede trabajar con empresas y sistemas que tengan una ayuda 24/7, con agentes de viaje preparados para asistir al trabajador ante cualquier eventualidad.
