Durante más de una década, los procesos y sistemas para reservar un viaje de negocios han sido los mismos, sobre todo de cara al viajero:
enviar un email o llamar a la agencia responsable de los viajes de su empresa, solicitar el viaje y esperar. Y esperar. Y esperar aún más. Y al final, pagar. Y pagar. Y pagar aún más.
Un servicio de agencia, personalizado y bajo demanda, tiene un coste que las empresas tienen que pagar, por supuesto. La cuestión es que cuando la empresa se cansa de pagarle, les dice a sus empleados que, ya que saben utilizar portales online para reservar sus vacaciones, que hagan lo mismo para sus viajes de trabajo.
Y ahí es cuando se produce una avalancha de usuarios corporativos utilizando herramientas pensadas para la reserva de viajes de ocio y vacaciones.
Este funcionamiento interno genera, a su vez, nuevos y diversos problemas para todos los departamentos de la empresa, desde la contabilidad hasta la logística. Si reservamos viajes de negocios mediante portales de viajes de ocio…
- ¿Cómo vamos a conseguir la factura a nombre de la empresa?
- ¿Cómo controlaremos que los empleados reserven siguiendo la política de gastos?
- ¿Cómo procederemos si hay un imprevisto, un cambio en la reserva o una cancelación?
- ¿Cómo obtendremos informes de los viajes?
- ¿Cómo lograremos desgravar el IVA de los viajes internacionales?
- ¿Cómo gestionaremos las numerosas facturas individuales (vuelo, tren, hotel, etc.) generadas por este método?
Dar una respuesta a todas estas preguntas es el origen de las actuales herramientas de auto reserva de viajes para empresas; portales donde los empleados acceden y gestionan las reservas de sus viajes, quedando todo bajo el control de la empresa (en teoría).
Sin embargo, y aunque representen un avance relativamente al uso de webs vacacionales para fines profesionales, estos portales no resuelven la mayoría de las cuestiones que hemos mencionado.
¿Cuántas veces escuchamos a alguien admitir que no utiliza el método oficial de la empresa para reservar viajes, simplemente porque le resulta demasiado complicado?
La verdad es que no hay una solución perfecta.
Últimamente las opciones que han surgido en el sector de los viajes corporativos se enfocan en crear nuevos métodos y nuevas herramientas de gestión de viajes. Mientras tanto, nadie piensa en arreglar los problemas de las ya existentes.
Actualmente se imponen cada vez más limitaciones a la hora de gestionar los viajes. Las empresas intentan evitar los sobrecostes mientras utilizan sistemas de reserva con restricciones. ¿Existe alguna manera de evitar pagar extras mientras se permite a las empresas gestionar sus viajes de acuerdo con sus propios criterios?
